Waarom worden deze gegevens verwerkt? Om welke gegevens gaat het? Wie is de verantwoordelijke voor deze verwerking?
• In het kader van de opdracht die u wenst toe te vertrouwen aan uw advocaat, moet deze een zekere hoeveelheid informatie van en over u verwerken. Deze informatie is noodzakelijk om de opdracht te vervullen.
• Uw verzamelde gegevens kunnen ook gebruikt worden om (een) andere opdrachten te realiseren die noodzakelijkerwijs nauw verbonden zijn met uw opdracht.
• Uw verzamelde gegevens zijn minimaal uw identiteitsgegevens, uw correspondentieadres, evenals alle gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de taken die verder in het document worden vermeld.
• Deze gegevens kunnen – als dit nodig is voor de verwerking van uw opdracht – gevoelige gegevens uitmaken zoals: medische afbeeldingen, laboratoriumrapporten, biologische voorbeeldgegevens, brieven en schriftelijke rapporten van de artsen die u hebben behandeld, of gegevens met betrekking tot uw ras, seksuele geaardheid, vakbondsafhankelijkheid of religieuze, filosofische of andere overtuigingen.
• Deze gegevens worden verzameld en gebruikt met uw toestemming en in overeenstemming met de Europese en Nationale wetgeving rond gegevensbescherming.
• Zelfs wanneer u zou besluiten uw toestemming tot verwerking van deze gegevens niet te geven, zal uw advocaat uw dossier zo goed mogelijk behandelen. U dient zich evenwel bewust te zijn dat voor een goede afhandeling van uw dossier bepaalde gegevens essentieel zijn.
• Uw advocaat is verantwoordelijk voor uw gegevens. U kunt steeds contact opnemen om vragen te stellen waarvan u denkt dat die nuttig zijn.
Hoe worden uw gegevens bewaard?
• Uw gegevens worden opgeslagen in de vorm van een papieren en/of elektronisch bestand, onder verantwoordelijkheid van uw advocaat die alle nodige maatregelen nemen om hun veiligheid te waarborgen.
• Als uw gegevens gedeeld moeten worden voor de verwerking/opvolging van uw dossier, gebeurt dit via een beveiligd elektronisch systeem voor informatie-uitwisseling en/of via gerechtelijke procedures, via het e-deposit/DPA elektronische systeem, of enige andere applicatie.
• Bij uw advocaat worden uw gegevens opgeslagen voor de duur van de verwerking van uw dossier. Als uw dossier eenmaal wordt afgesloten, worden uw gegevens minimaal tien jaar bewaard, te rekenen vanaf het einde van de diensten van uw advocaat, om deze in staat te stellen zijn (wettelijke) verantwoordelijkheden na te komen.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
• De advocaten en medewerkers van het kantoor, evenals de bevoegde medewerkers van de Orde van Vlaamse balies, de Orde van Advocaten en de Stafhouder en hun medewerkers.
Wat zijn uw rechten als cliënt?
• U heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking en uitwisseling van uw gegevens te geven of in te trekken.
• Als u vandaag toestemming geeft om uw gegevens te verstrekken en in uw dossier te verwerken, kunt u deze toestemming later nog steeds intrekken. In dat geval legt uw advocaat u uit hoe uw gegevens uit uw dossier worden verwijderd. Het blijft echter mogelijk dat niet alle gegevens verwijderd (moeten) worden om juridische stappen te ondernemen of uw rechten te verdedigen in een rechtszaak.
• U heeft het recht geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en wie toegang heeft tot uw gegevens. Uw advocaat zal u vertellen wie betrokken worden bij de verwerking/behandeling van uw dossier en wie toegang heeft tot uw dossier op eerste verzoek.
• U heeft het recht om te vragen welke informatie van u werd geregistreerd en om – indien nodig, wanneer bepaalde informatie niet correct is – die informatie aan te passen. De vraag dient steeds schriftelijk te worden gesteld en het komt u toe aan te tonen dat uw advocaat kennis nam van uw vraag.
• U heeft het recht om (bepaalde) verwerkte en opgeslagen informatie over u te ontvangen in een draagbaar en leesbaar formaat.
• Uw advocaat heeft de plicht ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden behandeld en bewaard en om u onverwijld op de hoogte te stellen als de beveiliging van uw gegevens niet worden gerespecteerd of in geval van verlies van uw gegevens, voor zover zij zelf op de hoogte zijn.
• Als u zich zorgen maakt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen met uw advocaat op an.depuydt@depuydt-vancauwelaert.be of de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel. : 02/274 48 00 of commissie@privacycommission.be
Waarvoor worden mijn persoonsgegevens nog in een cliëntendatabank opgeslagen?
• Uw advocaat bewaart bepaalde gegevens om in contact te kunnen blijven met u.
Welke uitzonderingen bestaan er op mijn rechten als cliënt?
• Uw recht om geïnformeerd te worden geldt niet wanneer u reeds over deze informatie beschikt (of redelijkerwijze kan beschikken), indien deze gegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim en wanneer het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen, in het bijzonder bij verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
• Uw recht om uw gegevens aan te passen en/of te verwijderen geldt niet wanneer een wettelijke verplichting noopt tot het bewaren van deze gegevens of wanneer de gegevens nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.